Travailler chez soi, premières résolutions

Deux pages dans Dynamique Entrepreneuriale…

J'avais écrit, il y a quelques mois, un article — illustré de trois dessins de Lukino, pour Dynamique Entrepreneuriale, un magazine gratuit à destination des entrepreneurs.
Et j'ai reçu ce samedi le numéro de Mai qui vient d'être imprimé…

Le plus intéressant est que le contenu complet du magazine est intégralement disponible sur le net en téléchargement…

Donc aucun souci pour lire les deux pages consacrées aux premières résolutions du travailleur à domicile, informations qui sont dans notre bref-seller, l'épatant Comment travailler chez soi, désormais collector…!

Le lien de téléchargement du PDF intégral est ici (12,2 Mo quand même) et notre billet se situe pages 26 et 27…

Et, comme le rappelait hier même Guillaume Gete, Comment travailler chez soi existe même en version numérique…

Dropbox en action | 2

Précisions pour une machine avec disques durs externes

dans bosser partout | usages

Après avoir publié mon billet sur DropBox le 10 mai, je me suis rendu compte que l'information qui suit peut prêter à confusion dans un cas de figure particulier…

Notez que si DropBox est prévu pour se lancer automatiquement au démarrage de votre session, cela peut être contrôlé et lancé à la demande…

Bref, juste une précision technique utile !
Ma configuration de travail est la suivante :
un MacBook Pro avec un disque ne contenant que mes applications, le système, mes typos et des bases de données. Tout le reste (RAWs, dossiers des missions en cours) se trouvent sur des disques externes que je démarre selon mes besoins.

Par contre, si vous travaillez avec une machine dotée d'un gros disque dur contenant toutes vos données, accessoirement un disque du externe en guise de sauvegarde, ce qui suit ne vous concerne pas…!

Pourquoi…?
J'ai pris l'habitude, bonne ou mauvaise, de lancer DroopBox selon mes envies au lieu de le laisser démarrer avec ma session. Et il s'avère que cela peut être contre-productif dès lors que l'on utilise des disques externes pas toujours montés.

C'est logique.
J'ai des dossiers de travail placés sur ces disques externes et qui sont donc ajoutés aux sauvegardes de DropBox par des liens symboliques.

Lors de leur création et au premier téléchargement, leurs contenus sont bien vus par DropBox et sauvegardés in-extenso sur le net. Ce sont les fois suivantes où j'ai pris conscience que cela pouvait être relativement gênant.

En effet, par deux fois, ma machine de travail étant éteinte, j'ai voulu expédier depuis mon iPhone des fichiers dont les clients avaient besoin. Et là, enfer et damnation, j'ai découvert que le contenu des dossiers importés par liens symboliques (et uniquement ceux en provenance de mes disques durs externes) étaient vides…!

Aussi si je lance DropBox sans démarrer mes disques externes, pour ce dernier, mes liens symboliques sont vides. Et donc leur contenu est vidé ! Du coup, si je me connecte depuis mon iPhone, c'est cette configuration qui sera affichée via mon iApp DropBox.

Pas d'angoisse…!

En redémarrant mes disques durs, DropBox analyse le contenu des liens symboliques et affiche à nouveau — sans les réimporter — les fichiers qui avaient disparu. En effet, comme j'ai souscrit l'option Pack-rat en sus de mon abonnement annuel, je retrouve à chaque fois mes fichiers mais soyez plus sages que moi…!

Du coup, deux options possibles si vous bossez avec des disques durs externes.
Soit vous lancez DropBox au démarrage avec votre session mais en allumant simultanément les disques externes concernés par vos liens symboliques.
Soit vous laissez DropBox fermé, ne lancez que votre machine de travail. Mais dès vous souhaitez sauvegarder/mettre à jour vos fichiers, démarrez alors vos disques durs externes avant de lancer DropBox…! Histoire que le contenu des dossiers reliés par des liens symboliques soit pris en compte.

Mieux encore.
Alors que mes disques externes étaient restés non montés, à un moment donné DropBox a repéré sur ma machine de travail qu'un ensemble de dossiers représentés par des liens symboliques étaient vides. Du coup, il a remplacé leur contenu par les dossiers sauvegardés et chargés de données…! Néanmoins, comme DropBox est en développement permanent, je ne sais si cela a été corrigé, maintenu et/ou au bout de combien de temps il active cette procédure (je fais attention désormais à ce qui précède) mais c'est/c'était bien une indéniable preuve de sa redoutable efficacité.

Pour finir, un petit rappel icônique…! Quand le lien symbolique n'a pas son contenu disponible (disque dur non connecté), cela s'affiche comme ceci sur le finder…

Mais une fois le contenu accessible (disque externe monté), l'icône d'un dossier s'affiche en lieu et place…

Bref, à tester par vous-même…!

Dropbox en action

Sauvegardes en tâche de fond. Et plus si affinités

dans bosser partout | usages

Cela fait quelques mois que j'utilise DropBox. C'est Xavier d'adverbe qui m'a involontairement convertit lors d'une mission ! Je n'étais pas franchement enchanté d'avoir un tel produit actif en tâche de fond sur ma machine au début mais, au fil des semaines, j'ai mieux compris son principe et, surtout, son formidable potentiel.

En échangeant comme d'habitude avec Dominique (ex. Mr MacDigit), nous sommes allés plus loin dans l'usage du binz et c'est franchement pas mal selon nous.

Vous avez certainement des données sur votre machine qui changent quotidiennement et qui sont importantes, voire essentielles, car ayant trait à votre activité professionnelle. Ces données ne sont pas forcément confidentielles mais ce serait une véritable horreur, avouez-le, d'avoir à les fabriquer/générer à nouveau.

Pourtant, côté courriels, les choses sont réglées de mon côté avec mobile.me. Avec le même dispositif il en est de même pour la gestion de mes signets, infos de messagerie, etc. Cela offre de surcroît une synchro complète avec mon iPhone.

Mais il reste ces trop fameuses et fragiles données vivantes au quotidien. La sychro des données vers Mobile.me est assurément trop lente même si elle reste efficace. Il est possible d'utiliser un FTP distant bien sûr, ce que j'ai fait jusqu'à présent.

Ces données vivantes peuvent être un dossier de travail sur lequel vous intervenez régulièrement, une base de données, etc. Vous pouvez effectuer une copie de ces informations sur un disque dur externe chez vous ou sur un CD-Rom, une clé USB. Mais il vous faut à chaque fois penser à lancer la copie de ces données, la procédure de sauvegarde. Et cela, vous le savez aussi bien que moi, vous ne le faites pas tous les jours. Certes, vous pouvez utiliser TimeMachine.

Mais dans tous les cas, tout est stocké chez vous. Quid en cas d'incendie ou de vol…? J'ai les mêmes réponses que vous avec le clone de mes disques durs qui m'accompagnent quand je pars en voiture. Mais bon, quand je passe deux heures faire du ping-pong ou du vélo avec ma fille, je ne les place pas dans mon cabas ou dans mon sac à dos.

Et puis il y a ce qui arrive aux travailleurs indépendants. C'est, par exemple, l'histoire arrivée 10 fois du fichier PDF urgent que vous aviez expédié par mail juste avant de partir en rendez-vous. Et qui, magie de l'internet (!), n'est jamais arrivé au destinataire qui l'attendait pour une raison que vous ignorez. En gros, votre mission est bien terminée sauf que le fichier clé qui clôturait cette dernière n'est pas arrivé à temps au fabricant… Qui râle très légitimement…!

Bref, vous avez involontairement retardé l'opération et cela laisse des traces dans les esprits de vos commanditaires même s'ils savent que c'était pas totalement de votre fait.

Alors, c'est quoi DropBox…?
C'est un système de sauvegarde distant mais bien plus que cela. Le plus simple (c'est en anglais) est de suivre/lire les informations du site…

Le dispositif une fois installé se retrouve affiché dans votre barre de menus…

Ou dans le Doc.

Notez que si DropBox est prévu pour se lancer automatiquement au démarrage de votre session, cela peut être contrôlé et lancé à la demande…

À l'insu de mon plein gré…
Maintenant, imaginez un dispositif qui scrute en permanence le ou les dossiers vitaux que vus avez définis et qui, dès que vous venez de modifier un des fichiers attachés, synchronise ces derniers vers une copie vers un volume ailleurs. Bref, une synchronisation automatique et qui fonctionne sans accroc.

Dropbox effectue ce travail en tâche de fond et expédie les données modifiées sur un serveur distant sur le net. Pour information, les deux premiers Go de données sont gratuits, cela vous permet d'installer DropBox et tester, à concurrence de ce volume, son efficacité.

Balancer mes données dans le "cloud" — comme disent les spécialistes — et vers un dispositif que je ne connaissais pas fut ma première réticence. Puis l'idée que ce soient des données considérées a priori comme sensibles.

Mais en fait qu'est-ce qui est réellement essentiel dans mes données, j'entends de réellement confidentiel…?

Ce sont avant tout des bases de données personnelles et comptables et, bien évidemment, des codes, numéros de série. D'abord toutes mes bases sont sous FileMaker Pro et ne s'ouvrent qu'avec un mot de passe. Ensuite, tous ces éléments sensibles tiennent dans une image disque sparsebundle qui, elle, est cryptée.

Le reste, ce sont essentiellement des dossiers de travaux en cours qui seraient consommateurs de temps et d'énergie à reconstruire.

Bref, retenez simplement que dans ma manière de procéder, j'ai identifié deux types de fichiers, ceux qui sont réellement confidentiels et qui se retrouvent dans une enveloppe cryptée. Et les autres qui ne nécessitent pas réellement de sécurité mais qui seraient une véritable catastrophe à reconsituer.

De fait Dropbox propose une manière assez simple de créer un duplicata d'un dossier disposé dans votre machine dans un espace situé ailleurs. Dropbox fabrique sur votre machine et dans le dossier de votre choix (téléchargement dans mon cas) un ensemble de dossiers et sous-dossiers dont les contenus seront expédiés sur leur copie sur le net. Là, je vous laisse découvrir par vous-même comment cela fonctionne.

Du coup, il est bien évident que ce qui est ajouté dans cet ensemble sera sauvé (à la vitesse de votre connexion ADSL) et que, si vous supprimez un élément, ce dernier sera automatiquement retiré du stockage sur le net.

Pour ma part, le disque de mon MacBook Pro ne contient que mon système, mes applications et utilitaires, mes typos, mes bases de données mais aucune mission. Toutes ces dernières sont sur des disques durs externes redondants.

Alors, comment synchroniser un contenu qui n'est pas sur le disque maître…? Avec un simple lien symbolique, CQFD.

Attention, un lien symbolique ne pèse rien (4 Ko en général). Si le fichier est plus lourd, c'est que vous n'avez pas réalisé un lien symbolique mais une véritable copie du dossier source (je le sais, c'est ce que j'ai constaté sur mes propres liens en rédigeant ce billet). Ainsi les trois premiers dossiers sur la copie d'écran, même s'ils sont suivis de "link", n'en sont pas… Bref, faites très attention à ce point. Et le plus simple et de faire commande i sur le dossier pour voir la différence, ici dans le finder…

Même chose sous PathFinder…

De plus un système de code couleurs sous DropBox vous permet de voir ce qui a été totalement sauvegardé (icône verte) de ce qui est en cours (ou via le menu).

L'intérêt de ce système à liens symboliques est qu'une fois une mission achevée et sauvegardée, je peux — en une seconde — supprimer le lien symbolique dans le dossier DropBox sans virer l'original qui est resté sur un disque externe et, dans la même opération, récupérer virtuellement l'espace libéré sur le volume DropBox sur le net. Bref, n'utiliser que temporairement — le temps de du suivi de la mission — l'espace de sauvegarde distant.
Je vous laisse méditer…!

Quelques autres avantages…
Sans être exhaustif car il y a des tas d'usages à inventer, vous pouvez synchroniser des données clés entre plusieurs ordinateurs vous appartenant ; partager le contenu de dossiers avec d'autres personnes inscrites sur DropBox lors de travaux collectifs comme un bouquin. Et, ce quelque soit leur système d'exploitation (Windows, Mac ou Linux).

Ou, en utilisant l'iApp sur iPhone, iPad ou Android, sélectionner l'un de vos précieux fichiers via votre iPhone puis expédier un courriel avec lien de téléchargement à votre correspondant (ceux qui suivent ont d'ors et déjà compris l'énorme force de frappe d'un tel dispositif — ou comment reéxpédier le fichier clé qui n'était pas arrivé sans revenir dare-dare devant son écran).

Bien entendu, la version de démo de 2 Go suffira pour nombre d'utilisateurs trop heureux de bénéficier d'un espace gratuit de stockage.

Mais très vite vous découvrirez que cela n'est pas suffisant. Deux tailles de stockage sont proposées à l'année avec une option supplémentaire loin d'être inutile, celle de faire du timeMachine en cas de suppression involontaire d'un fichier…! Comprendre, pouvoir piocher dans la poubelle de DropBox pour récupérer un fichier jeté par erreur.

À suivre.

NB : Pas plus que les précédents, ce n'est pas ce billet qui me permettra de m'offrir ceci…!

Info(s) pratique(s)…

[geek] http://zzz.rezo.net/Bloquer-les-mouchards-de-Facebook.html || facebook.com/*$third-party (via @nicolasvoisin)
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