Se retrouver dans ses .pdf…

Yep! d'Ironic Software

Non ce n'est pas une exclamation (quoi que…!) mais une petite application à $35 qui devrait vous simplifier la vie. Pour ma part, je croule sous les .pdf et même si je suis relativement bien organisé avec des disques externes thématiques et des backups, il n'empêche que les .pdf croient et se multiplient…! Surtout depuis que j'ai décidé de basculer toutes mes factures en mode numérique.

Aussi Yep! se présente ainsi :
Une colonne à gauche avec les tags (mots-clés), un espace central de visualisation des miniatures — à la taille que vous souhaitez — et une colonne d'information.

La colonne de droite est dédiée à la gestion des attributs de chaque document… Tous les champs qui apparaissent en bleu sont soit des tags automatiques soit des tags que vous avez créés…

Yep! est assez bien foutu car déjà vous pouvez limiter les supports analysés et même exclure certains dossiers comme il est déjà possible de le faire avec SpotLight dans ses recherches.

Pour ma part, j'ai désactivé le contenu de mes dossiers Mails (…de facto, tous ceux de bibliothèque) car j'ai tendance à ranger chaque document reçu dans un dossier de mission ou directement dans celui de la compta. Mon seul souci sont les doublons possibles avec Yojimbo qui me sert énormément. Mais je préfère encore cela à l'absence d'info…!

Côté mots-clés, j'ai viré ceux qui étaient proposés pour construire ma propre liste. Après avoir analysé les .pdf autorisés, je n'ai plus eu qu'à renommer certains fichiers et leur affecter les mots clés adéquats.

C'est ici où l'application se comporte de manière assez "sioux" en vous proposant de piocher soit dans vos mots-clés, dans les derniers utilisés, dans ceux extirpés du fichier .pdf ou les plus populaires…

Attention, cette première prise en mains prend du temps et n'hésitez-pas à corriger rapidement le tir avant d'aller plus loin. Si vous brassez beaucoup de fichiers, augmentez le cache de Yep!

J'insiste sur un point qui est loin d'être neutre… L'application propose également de piloter via TWAIN un scanner à plat si vous disposez d'un tel périphérique…

Du coup, vous n'utilisez que Yep! pour tout archiver… Lancer la numérisation de vos documents papier puis les enregistrer automatiquement au format .pdf depuis Yep! en les dotant aussitôt des bons mots-clés… Du coup, si vous êtes un professionnel libéral ou un particulier, voilà une manière astucieuse de gérer vos archives numériques…

En revanche, la qualité des .pdf n'est pas superbement optimisée mais il faut faire la part des choses : simplicité d'utilisation et poids conséquent versus optimisation soignée et plus de temps consommé…

Ces nouveaux fichiers seront stockés par défaut sur votre disque de travail dans un dossier Yep Documents. Vous pouvez vous affranchir de les déposer ici et spécifier un dossier créé par vous sur un autre disque dur. Par contre, comme Yep est bien ordonné, il va créer dans tous les cas un dossier pour l'année puis le mois en cours — à la manière de iPhoto. Remarquez que c'est ici (copie d'écran) que vous pouvez décider — ou non — de réduire le nombre de mots-clés automatiques en décochant l'utilisation des mots des chemins d'accès…

Gardez le badge "new" car il vous permet de repérer les fichiers qui n'ont pas de mot-clés appliqués par vous-même…

Pour mémoire, ces trois points… À utiliser en pleine possession de vos moyens, le (re)nommage des fichiers depuis Yep! — en gros, Yep! fonctionne un peu comme votre Finder (ce qui explique l'idée de Leap, évoqué en fin de billet) et vous autorise certaines opérations sensibles… Ensuite, côté fichiers Acrobat, si ces derniers ont été retaillés (crop), ils apparaîtront plein cadre dans la fenêtre des miniatures mais correctement recadrés dans la prévisualisation des informations…
Une gestion de signets existe également comme dans Yojimbo qui permet de créer des .pdf des pages web qui vous intéressent…

Bien entendu, on peut aussi se déplacer dans l'arborescence de ses disques et cela remplace avantageusement Bridge en ce cas pour les .pdf…

Je ne vous en dis pas plus car vous le découvrirez au fur et à mesure, ce produit est assez intuitif et désormais stable. J'avais testé la première version il y a pas mal de temps pour Macdigit et ce n'était que prometteur à l'époque.

Comme ce produit s'améliore de version en version, le plus simple est de l'essayer pour vérifier s'il correspond bien à vos besoins. C'est à télécharger ici… Je l'ai adopté essentiellement pour gérer le stockage de mes pièces comptables au format .pdf puisque de plus en plus de fournisseurs ne nous envoient plus de courrier (lire la chronique à ce sujet sur urbanbike) ou que nombre de produits s'acquièrent sur le web…

Pour info : cette même équipe de développeurs met en béta version Leap, une sorte de Finder qui rappelle étrangement Yep! mais en mode tous formats et basé en partie sur la puissance de SpotLight… Je ne vous cache pas que je préfère, de loin, PathFinder (cherchez ce mot dans le moteur de recherche d'urbanbike…!) que j'utilise depuis des années sous OSX et qui s'enrichit des réflexions de ses utilisateurs à chaque version.