Firetask pour gérer son quotidien
Gestion de tâches sur Mac, iPad ou iPhone
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Le développer de Firetask (voir ce lien vers le site de l'application) a tenu parole et a implémenté TextExpander (voir cette chronique sur urbanbike) dans les dernières versions de son application. Bon, la version Mac ne posait pas de problème, TextExpander fonctionnant sur toutes les applications ouvertes. Par contre, sur iPhone ou iPad, c'est un réel gain de vitesse en saisie des notes qui a été ajouté.
J'avais été séduit par FireTask (lien iTunes) après avoir utilisé pendant des semaines ToDo pour iPad (lien iTunes) sur les très bons conseils de mon ami Jean (j'y reviendrais un de ces quatre). Et puis j'ai opté ensuite pour Things que je connaissais depuis son lancement qui me semblait plus puissant, complet. Je n'ai pas essayé 2Do (lien iTunes) que m'avais conseillé chaleureusement notre ami photographe Alan.
Vu le nombre de produits disponibles sur iTunes, choisir c'est renoncer…!
Depuis l'arrivée de la dernière version de Firetask et vu mon peu d'usage de Things au quotidien (c'est le constat que je fais sobrement depuis 4 semaines), j'ai effacé la base de données précédente de Firetask existante sur mon iPad et suis reparti carrément de zéro (d'ou les explications sur la sychro en fin de billet).
En effet, la version iPad me semble la plus réussie à condition de ne pas avoir des tonnes de tâches à réaliser (…et encore, cela fonctionne fort bien).
Cette version de Firetask est la seule à disposer d'une fenêtre de réorganisation (Organize) des tâches qui s'avère ultra pratique, comme une redistribution de fiches papier dans un tableau pour les plus anciens des lecteurs qui ont connu l'époque sans informatique !
Et il est vrai que Firetask (ici, sur Mac) présente en toutes circonstances une très belle interface, lumineuse même.
Je n'évoque même pas l'export depuis la version Mac, un modèle du genre…
Tout d'abord, vous avez un mode corbeille — «in-tray» — fort pratique qui permet d'y placer tout ce qui vous tombe sous la main : facture à créer ou à payer, coup de fil à passer, email à envoyer, livre à finir pour le chroniquer, sauvegarde à réaliser, mission que l'on vient de vous demander, etc. Pour ma part, dans ce fourre-tout, fenêtre que je pourrais ironiquement nommer «entrée» (sic…!), j'y dépose toutes mes idées, demandes, trucs à faire, réflexions en vrac.
À partir de ce vrac, à vous de trier et d'organiser. Soit en prenant le temps de répondre de suite à chaque tâche enregistrée (ce qui est souvent impossible) et en la validant des qu'elle est terminée.
C'est ce que je fais dans un second temps, quand je prends le temps de me poser : j'arbitre, j'aménage chaque entrée en l'orientant soit vers un environnement (trucs à faire — perso ou professionnel, urbanike dans mon cas, bouquins en cours de rédaction, etc.).
Soit en lui allouant un thème (écrire, téléphoner, envoyer un mail, acheter, problème à résoudre vite fait, bureau, etc.).
Ou les deux, CQFD.
Tout ceci peut se faire soit directement dans la nouvelle ligne créée dans l'une des listes de Firetask. Soit par en ouvrant une fenêtre récapitulative…
Pas mal de pop-ups pour accéder aux options…
Les projets…
Une gestion de priorité…!
Le statut de cette tâche (qui peut même ne pas être démarrée (Someday (!!) me va souvent très bien…!).
Et enfin sa thématique qui est souvent suffisante à condition de faire la part des choses…
Cela me permet de consolider chaque entrée saisie à l'arrache dans «in-tray» et de la traiter selon son degré d'urgence dans mon planning.
À noter que toute tâche peut être transformée en un clin d'oeil en projet et recevoir à son tour un nombre infini de tâches. Combien de fois une première demande imprécise d'un client se transforme peu à peu en une mission à tiroirs…!
Je ne suis pas fanatique de l'ouverture de tas de projets même si cela est possible. En ce cas, autant opter pour Things qui est alors plus lourd.
C'est justement ce que j'apprécie dans Firetask, cette souplesse et légèreté. Bref, peu à peu, je passe de Things à Firetask (…pour combien de temps…!? me dirait Dominique qui me connait bien).
Il est vrai que dans nombre de situations, une application comme Taskpaper (lien iTunes) suffit amplement. En revanche, si vous devez gérer des tas de missions, Todo ou Things seront peut être plus adaptés.
Pour ma part (je me répète), j'ai commencé avec Things qui est une application remarquable qui me permet de gérer plusieurs environnements (professionnel, web et personnel, voire familial) puis, dans chaque environnement d'ouvrir des missions, elles-mêmes constituées de nombreuses arches, etc. Things permet de plus d'ajouter des tags (noms des clients ou des entreprises par exemple), se couple avec les alertes dans le calendrier, etc.
Bref un outil parfait pour un suivi dans une entreprise mais — paradoxalement } un peu trop surdimensionné, malgré toutes ses qualités, pour le modeste travailleur indépendant que je suis.
D'ou mon retour progressif sur Firetask à l'occasion de cette version parée des vertus de TextExpander et donc plus à même sur mon iPad de me permettre une saisie rapide.
Ainsi le projet vrac (Miscellaneous) de Firetask reçoit tant des entrées personnelles, genre prendre rendez-vous chez l'ostheo (et là, il faut véritablement que je prenne rendez-vous, une épaule douloureuse depuis 15 jours !) que de prendre en compte la demande professionnelle d'un client arrivée par courriel.
Chaque tâche peut recevoir nombre d'arguments, du thème — voir précédemment — comme une deadline…
Du coup, chaque jour, en fonction des échéances, Firetask déplace les tâches et vous le signale le matin à l'heure souhaitée par une alerte sur l'écran. Ici, sur l'iPad…
Ou vous les signale via un badge…
Il suffit alors de se rendre dans la fenêtre Today (…les tâches de la journée) pour découvrir celles du jour mais celles aussi des jours à venir (cela se paramètre, je vous rassure…!!)
Fenêtre que l'on peut filtrer (en haut à droite) pour n'afficher que les taches du jour liée à un projet.
Bon dans la liste des regrets, Firetask ne prend pas en compte les tâches entrées dans Mail via les notes comme le fait Things.
Par contre, j'apprécie de pouvoir lire la note "complète" quand la tâche est visible dans la fenêtre Projets, ce qui permet de ne pas avoir a double cliquer pour en prendre connaissance…!
Au dessus en mode Catégories (thèmes)… En dessous, en mode Projets, tout est lisible…
Note : cela ne fonctionne pas sur l'iPad, ce que je viens de constater… Attendons une prochaine version qui corrigera ceci.
J'apprécie la synchronisation qui fonctionne fort bien entre tous les applications Firetask ainsi que la possibilité de choisir l'emplacement de la base de données de Firetask (dans mon cas, hop, un dossier dans DropBox)…
La première synchro se fait de manière très simple, depuis votre Mac, par l'entrée d'un code…
Et du coup chaque périphérique est synchronisé…
Si vous démarrez de l'iPad, rien de nous empêche de choisir au départ quelle est la base de données prioritaire…
Comme j'ai tour redémarré depuis le iPad, c'est la base de cette dernière qui a pris le pas sur celle du Mac puis du iPhone.
Et Bref, pas de souci pour retrouver ces mêmes tâches sur un iPhone…
Pour finir, mon sentiment est que l'on peut très bien démarrer par la version iPad qui n'est pas hors de prix (8 euros sur iTunes) ou iPhone (5 euros car moins évoluée, pas la fameuse fenêtre d'organisation) avant de s'offrir si souhaité la version Mac (nettement plus onéreuse) via l'AppStore !
One more thing…!
En relisant ce billet, je me rends compte que j'ai évoqué la fenêtre spécifique Organize de l'iPad sans la montrer…
En fait cette fenêtre est découpée en quatre…
A est la colonnes de tâches à faire le jour même…!
B les colonnes des tâches à venir (demain et jours suivants)
À droite, la colonne des trucs qui sont prévus mais pas encore définis…
À gauche les tâches que vous avez entré sans encore les traiter.
Mais ce qui est sympa, c'est que toutes les fiches peuvent être déplacés sur cet échiquier…! Une fiche nouvellement "in-tray" (humour…!) déplacée au doigt vers la colonne des taches à faire de suite. Ou demain…!
Donc vous êtes en permanence face à un tableau dont toutes les fiches peuvent être réorganisées selon vos urgences, à votre guise…
Ensuite ces fiches ne sont pas inertes…! Une tape du doigt sur l'une et, hop, vous pouvez changer la thématique, son statut, etc.
Et bien entendu filtrer ce tableau par projet…
Magique…! Mais que sur iPad…!
Bon, je vous laisse, je découvre que j'ai plein de trucs à faire aujourd'hui malgré le soleil qui brille, brille, brille…