Revenir à une simple liste de tâches à la mode Patrick Rhone…?

Attention, billet pénible et long…!!

Les bonnes idées sont souvent les plus simples… Celle sur laquelle je m’appuie est née dans le Minnesota à St Paul dans l’esprit d’un auteur (enfin, pas que…!), Patrick Rhone…

En 2006, il a exposé ses analyses et ses besoins dans ce billet initial et propose une méthode originale que vous trouverez en fin du dit billet dans une illustration manuscrite…

Avec l’ami @doopix, cela fait pas mal de temps (euphémisme…!!) que nous discutons de tous ces produits sophistiqués qui permettent de gérer actions, projets, tâches répétitives avec rappels ou pas…

J’ai évoqué dans ces colonnes FireTask, Things, Todo, OmniFocus et bien d’autres applications — ici ou, plus récemment, là — des softs qui évoluent entre iOS et OSX, sans oublier leurs clouds personnels.

Bref, de belles usines à rappeler, gérer avec beaucoup d’intelligence les plannings chargés de professionnels surbookés…

Bien, bien, bien…

Or, il y a un aspect de plus en plus évident à mes yeux, je n’arrive pas à me tenir à la discipline rigoureuse que requiert ces produits. Mais pas du tout…!!

Pire, je suis peu à peu revenu aux outils de base (…lire cette chronique sur urbanbike), ceux proposés par défaut par Apple sous iOS et OSX.

Cela ne m’empêche pas d’utiliser Fantastical qui emploie le Calendrier comme les Rappels…

Sauf que, même en utilisant ces solutions réduites, Je rame car ayant autant de mémoire d’un poisson rouge, j’oublie souvent de reporter ce que j’ai fait ou à faire.

Voire, encore plus crétin, de vérifier ce que j’ai à faire…! Heureusement, mon activité reste assez limitée…

Aussi, ces derniers temps, je me suis remis à refaire des listes à la main sur un bête carnet avec ça…! Un crayon…

Et testé une manière de suivre ce que je dois faire avec un mécano simple…

• Un rond devant l’énoncé des trucs à faire…
• J’ajoute un trait horizontal quand c’est en cours (…ou démarré)
• et un second trait vertical quand c’est terminé…

Bon, ça fonctionne pas mal…

Sauf que j’oublie régulièrement mon carnet, ce qui est fâcheux quand j’ai besoin de le consulter…!

J’oublie également (…on ne change pas une équipe qui perd…) de reporter celles à faire quand les pages ce carnet sont totalement remplies de mon incompréhensible écriture (…oui, moi aussi, j’ai parfois du mal à me relire…).

En résumé, je n’arrive pas à utiliser convenablement ces Rolls-Royce de la GTD. Et même le couple crayon + bloc de papier peut poser problème à l’éternel distrait que je suis.

Comme nous ne cessons de discuter avec @doopix, j’ai pris le temps d’analyser ma propre pratique… Premier rappel :

• Je suis à 70 % de mon temps sur iPad (si, si…!)
• À 25 % sur Macintosh
• À 5 % sur iPhone
• Mais 99 % du temps devant un traitement de texte…!
• Tous mes traitements de texte supportent Markdown
• Mes fichiers (hormis ceux de mes futurs prix littéraires …j’déconne…!…) sont enregistrés dans DropBox dans un unique dossier…

Toute personne sensée (vous !) devrait me faire remarquer que Calendrier et Rappels fonctionnent dans ces trois environnements… Très juste…!

Je les utilise sans réserve pour noter des trucs avec date (…et apprécie les rappels automatiques) genre RDV avec Yvon vendredi à 14:00 mais cela compresse ma manière de noter qui est sujette à des ajouts, des liens…!! Et peu de Rappels en définitive car j’ai tendance à les oublier. Sauf les Rappels sur date, CQFD…!

Dans la liste précédente, il y a un point commun sur tous mes écrans : le traitement de texte…

Bon sang mais c’est bien sûr…! Le seul truc que j’ouvre constamment est mon dossier de notes Markdown sous DropBox.

Du coup, ma seconde phase a été de mettre en place un simple fichier Markdown ouvrable avec n’importe quoi, de Drafts à Editorial en passant par MultiMarkdown Composer ou Byword…

Troisième phase, de quels symboles ou rappels visuels ai-je réellement besoin…? Ce que propose Patrick Rhone est intéressant mais c’est sa vision et j’en ai une un poil différente…

Il me manque un truc en cours comme dans FireTask… Je me fous des priorités (…merci, ça je gère d’instinct) mais je ne veux pas que ce soit une usine à gaz à mettre en œuvre…

Enfin, dernière phase de réflexion, comment unifier leur écriture…? Avec TextExpander. Ou en utilisant l’universalité propre à Raccourcis…? J’ai vite opté pour cette dernière option…

Tadaaaa…!

Ma méthode MarkRhone©®™…!

Ma réponse (…aujourd’hui…! Mais susceptible de changer, voire même d’être abandonnée dans 15 jours — je suis comme ça, je ne m’attache pas…!) est la suivante après longues réflexions avec moi-même et en réfléchissant à la méthodologie de Patrick Rhone (…toujours à deux doigts d’ajouter un accent circonflexe sur le o dans son nom)…

( ) tâche à faire un de ces quatre…!
(-) tâche démarrée…
(+) tâche achevée
(=) tâche reportée ou annulée
(!) tâche nécessitant des explications
(<) tâche déléguée à une autre personne

J’ai testé cela sur mon bloc de papier, idem à une variante près…

• En effet, je remplace simplement les parenthèses par un rond…
• un trait horizontal pour me souvenir que j’ai lancé l’action…
• un trait vertical (et donc trace une croix) quand c’est fini…
• si l’action n’est pas démarrée ou est annulée, deux filets horizontaux…
• Sur mon bloc de papier, je ne me soucie pas de la symbolique (!) ou (<) mais c’est disponible au cas où…

Note en passant, souvenez-vous que vous pouvez choisir les symboles que vous souhaiter, en ajouter d’autres, complexifier ou pas.

Et ces fameux équivalents…??

En analysant mes nombreux raccourcis, je me suis rendu compte que je n’avais rien qui démarrait par ,f…! Oui, virgule + la lettre f, facilement accessibles sur le clavier de mon iPad de plus…

Mieux que je pouvais exploiter toute la ligne…!

Pourquoi…? Mais pour reposer mes petites cellules grises comme dirait Hercule Poirot…! Et ainsi conserver une espèce de progression de gauche à droite avec rappels mnémotechniques de première bourre…!

Bref, ça donne (notez la capitale)…

( ) tâche à faire  ,fd (faire Demain)
(-) tâche en cours ,ff (faire Fissa… de suite…!)
(+) tâche terminée ,fg (fait ! Groumph…!)
(=) tâche reportée ,fj (faire un autre Jour)
(!) faire un point ,fk (faire point sur *Kas*…!)
(<) tâche déléguée ,fm (faire un Mail…)

Okay, ces rappels mnémotechniques sont loufoques mais remplissent leur rôle : me rappeler ces équivalents justement…!

En pratique, ça fonctionne (merci Raccourcis…!)…

La complétion a du bon (…ici sous Editorial…)

Bref, sur l’iPad, c’est impeccable, cf. cette liste d’équivalents au sein des autres…

Juste un point de détail : j’ai renoncé aux étoiles noires ou évidées, préférant utiliser des caractères standards après réflexion…

Du coup, j’ouvre un fichier .txt qui liste tout ce que j’ai à faire, vire ce qui est fait quand nécessaire, ajoute des actions à venir…

Et je peux même trier mes tâches via ce workflow dans Editorial…

Hop…!

Bref, à la main ou sur l’écran, ce dispositif est à adapter à votre sauce…

l’intérêt du fichier Markdown est bien entendu d’ajouter des infos en plus (…rien montré ici car là, certain de vous perdre…!), des urls, me l’expédier par Courriel, l’ouvrir sur n’importe quel traitement de texte, etc.

À réadapter à votre guise…

Merci @patrickrhone pour l’inspiration…!

Bien entendu, MarkRhone est un abomifreux jeu de mots dont je ne pouvais pas me priver… Désolé.