Attention, billet pénible et long…!!

Les bonnes idées sont souvent les plus simples… Celle sur laquelle je m’appuie est née dans le Minnesota à St Paul dans l’esprit d’un auteur (enfin, pas que…!), Patrick Rhone…

En 2006, il a exposé ses analyses et ses besoins dans ce billet initial et propose une méthode originale que vous trouverez en fin du dit billet dans une illustration manuscrite…

Avec l’ami @doopix, cela fait pas mal de temps (euphémisme…!!) que nous discutons de tous ces produits sophistiqués qui permettent de gérer actions, projets, tâches répétitives avec rappels ou pas…

J’ai évoqué dans ces colonnes FireTask, Things, Todo, OmniFocus et bien d’autres applications — ici ou, plus récemment, là — des softs qui évoluent entre iOS et OSX, sans oublier leurs clouds personnels.

Bref, de belles usines à rappeler, gérer avec beaucoup d’intelligence les plannings chargés de professionnels surbookés…

Bien, bien, bien…

Or, il y a un aspect de plus en plus évident à mes yeux, je n’arrive pas à me tenir à la discipline rigoureuse que requiert ces produits. Mais pas du tout…!!

Pire, je suis peu à peu revenu aux outils de base (…lire cette chronique sur urbanbike), ceux proposés par défaut par Apple sous iOS et OSX.

Cela ne m’empêche pas d’utiliser Fantastical qui emploie le Calendrier comme les Rappels…

Sauf que, même en utilisant ces solutions réduites, Je rame car ayant autant de mémoire d’un poisson rouge, j’oublie souvent de reporter ce que j’ai fait ou à faire.

Voire, encore plus crétin, de vérifier ce que j’ai à faire…! Heureusement, mon activité reste assez limitée…

Aussi, ces derniers temps, je me suis remis à refaire des listes à la main sur un bête carnet avec ça…! Un crayon…

Et testé une manière de suivre ce que je dois faire avec un mécano simple…

• Un rond devant l’énoncé des trucs à faire…
• J’ajoute un trait horizontal quand c’est en cours (…ou démarré)
• et un second trait vertical quand c’est terminé…

Bon, ça fonctionne pas mal…

Sauf que j’oublie régulièrement mon carnet, ce qui est fâcheux quand j’ai besoin de le consulter…!

J’oublie également (…on ne change pas une équipe qui perd…) de reporter celles à faire quand les pages ce carnet sont totalement remplies de mon incompréhensible écriture (…oui, moi aussi, j’ai parfois du mal à me relire…).

En résumé, je n’arrive pas à utiliser convenablement ces Rolls-Royce de la GTD. Et même le couple crayon + bloc de papier peut poser problème à l’éternel distrait que je suis.

Comme nous ne cessons de discuter avec @doopix, j’ai pris le temps d’analyser ma propre pratique… Premier rappel :

• Je suis à 70 % de mon temps sur iPad (si, si…!)
• À 25 % sur Macintosh
• À 5 % sur iPhone
• Mais 99 % du temps devant un traitement de texte…!
• Tous mes traitements de texte supportent Markdown
• Mes fichiers (hormis ceux de mes futurs prix littéraires …j’déconne…!…) sont enregistrés dans DropBox dans un unique dossier…

Toute personne sensée (vous !) devrait me faire remarquer que Calendrier et Rappels fonctionnent dans ces trois environnements… Très juste…!

Je les utilise sans réserve pour noter des trucs avec date (…et apprécie les rappels automatiques) genre RDV avec Yvon vendredi à 14:00 mais cela compresse ma manière de noter qui est sujette à des ajouts, des liens…!! Et peu de Rappels en définitive car j’ai tendance à les oublier. Sauf les Rappels sur date, CQFD…!

Dans la liste précédente, il y a un point commun sur tous mes écrans : le traitement de texte…

Bon sang mais c’est bien sûr…! Le seul truc que j’ouvre constamment est mon dossier de notes Markdown sous DropBox.

Du coup, ma seconde phase a été de mettre en place un simple fichier Markdown ouvrable avec n’importe quoi, de Drafts à Editorial en passant par MultiMarkdown Composer ou Byword…

Troisième phase, de quels symboles ou rappels visuels ai-je réellement besoin…? Ce que propose Patrick Rhone est intéressant mais c’est sa vision et j’en ai une un poil différente…

Il me manque un truc en cours comme dans FireTask… Je me fous des priorités (…merci, ça je gère d’instinct) mais je ne veux pas que ce soit une usine à gaz à mettre en œuvre…

Enfin, dernière phase de réflexion, comment unifier leur écriture…? Avec TextExpander. Ou en utilisant l’universalité propre à Raccourcis…? J’ai vite opté pour cette dernière option…

Tadaaaa…!

Ma méthode MarkRhone©®™…!

Ma réponse (…aujourd’hui…! Mais susceptible de changer, voire même d’être abandonnée dans 15 jours — je suis comme ça, je ne m’attache pas…!) est la suivante après longues réflexions avec moi-même et en réfléchissant à la méthodologie de Patrick Rhone (…toujours à deux doigts d’ajouter un accent circonflexe sur le o dans son nom)…

( ) tâche à faire un de ces quatre…!
(-) tâche démarrée…
(+) tâche achevée
(=) tâche reportée ou annulée
(!) tâche nécessitant des explications
(<) tâche déléguée à une autre personne

J’ai testé cela sur mon bloc de papier, idem à une variante près…

• En effet, je remplace simplement les parenthèses par un rond…
• un trait horizontal pour me souvenir que j’ai lancé l’action…
• un trait vertical (et donc trace une croix) quand c’est fini…
• si l’action n’est pas démarrée ou est annulée, deux filets horizontaux…
• Sur mon bloc de papier, je ne me soucie pas de la symbolique (!) ou (<) mais c’est disponible au cas où…

Note en passant, souvenez-vous que vous pouvez choisir les symboles que vous souhaiter, en ajouter d’autres, complexifier ou pas.

Et ces fameux équivalents…??

En analysant mes nombreux raccourcis, je me suis rendu compte que je n’avais rien qui démarrait par ,f…! Oui, virgule + la lettre f, facilement accessibles sur le clavier de mon iPad de plus…

Mieux que je pouvais exploiter toute la ligne…!

Pourquoi…? Mais pour reposer mes petites cellules grises comme dirait Hercule Poirot…! Et ainsi conserver une espèce de progression de gauche à droite avec rappels mnémotechniques de première bourre…!

Bref, ça donne (notez la capitale)…

( ) tâche à faire  ,fd (faire Demain)
(-) tâche en cours ,ff (faire Fissa… de suite…!)
(+) tâche terminée ,fg (fait ! Groumph…!)
(=) tâche reportée ,fj (faire un autre Jour)
(!) faire un point ,fk (faire point sur *Kas*…!)
(<) tâche déléguée ,fm (faire un Mail…)

Okay, ces rappels mnémotechniques sont loufoques mais remplissent leur rôle : me rappeler ces équivalents justement…!

En pratique, ça fonctionne (merci Raccourcis…!)…

La complétion a du bon (…ici sous Editorial…)

Bref, sur l’iPad, c’est impeccable, cf. cette liste d’équivalents au sein des autres…

Juste un point de détail : j’ai renoncé aux étoiles noires ou évidées, préférant utiliser des caractères standards après réflexion…

Du coup, j’ouvre un fichier .txt qui liste tout ce que j’ai à faire, vire ce qui est fait quand nécessaire, ajoute des actions à venir…

Et je peux même trier mes tâches via ce workflow dans Editorial…

Hop…!

Bref, à la main ou sur l’écran, ce dispositif est à adapter à votre sauce…

l’intérêt du fichier Markdown est bien entendu d’ajouter des infos en plus (…rien montré ici car là, certain de vous perdre…!), des urls, me l’expédier par Courriel, l’ouvrir sur n’importe quel traitement de texte, etc.

À réadapter à votre guise…

Merci @patrickrhone pour l’inspiration…!

Bien entendu, MarkRhone est un abomifreux jeu de mots dont je ne pouvais pas me priver… Désolé.

Est-il utile de présenter Guillaume Gète…? Que les choses soient claires, on se connait depuis des lustres mais cela ne m’empêche pas pour autant de parler de ses bouquins car ces derniers m’ont souvent dépanné naguère… (et puis Gourou commence aussi par un G… non…!?).

Cette fois-ci, non, ce ne sont pas 1590 grammes que vous risquez de vous prendre sur le pied mais… 28 grammes de concentré de trucs et astuces indispensables.

Le genre de mémo à conserver à 15 centimètres de sa machine, histoire de se souvenir qu’il faut appuyer sur ⌥ au démarrage pour afficher tous vos disques connectés, etc. Et donc (re)trouver les infos essentielles en cas d’urgence…!

Bref, pour ne pas avoir une poussée d’adrénaline au prochain non démarrage de votre Macintosh, la potion apaisante du Docteur Gète est disponible dans toutes les bonnes officines…

Mémento Mac OS X 10.9 Mavericks
Guillaume Gète
Eyrolles
9782212137088 | 6 € (…mais 70 cm par 21, recto/verso, ce qui prouve qu’il ne végète pas…)

i la presse spécialisée a tendance à évoquer très souvent des concurrents plus installés comme Things ou Omnifocus, je suis depuis trois ans l’étonnant parcours de Firetask — moins onéreux — et dont le design s’améliore de version en version.

Cette nouvelle version de Firetask sur iPad a été revue astucieusement et dispose désormais d’un panneau calendrier qui ajoute un énorme point de confort pour organiser ses tâches dans le temps par un simple déplacement de ces dernières sur la grille.

Ce panneau existait sur la version Macintosh mais vient d’être déployé sur iPad mais non sur iPhone.

Bien entendu, les modes liste traditionnels abondent…

J’apprécie toujours son panneau organiser que je trouve toujours pratique et qui permet de faire le tri entre tâches à effectuer le jour même, demain, etc.

Et toujours la possibilité de déplacer une échéance.

Via ce panneau, il est possible en appuyant sur le signe + de créer une nouvelle tâche et de la paramétrer totalement.

Mon seul souhait serait, via un appui long dans l’une des colonnes, faire de même mais créer la tâche directement dans la rubrique souhaitée.

Je glisse sur toutes les autres options de Firetask (voir cette ancienne chronique de 2011 sur urbanbike) et reviens sur le dernier ajout, ce fameux panneau calendrier.

En effet, les tâches affichées à une date peuvent également glisser par un mouvement du doigt d’un jour à l’autre (la surface dédiée à la journée s’ajuste automatiquement…) et être réorganisées aisément.

Ou amendées. Voir filtrées sur un projet donné…

Même option de création de tâche directement dans ce panneau (…et même souhait de création de tâche à une date précise par un appui long sur la date en question)…

Il ne manque plus qu’une relation complète au calendrier de iOS et de OSX pour être complet. Ce que fait d’ailleurs things avec les rappels qui sont listés dans les éléments à classer.

Si je n’utilise plus que le calendrier d’Apple avec ces Rappels via Fantastical, j’avoue que le couplage de Firetask avec cette mécanique me plairait énormément.

Bon, d’aucuns pourraient souligner, à juste titre, que dans mon cas l’emploi de tels outils est excessif. Certes (soupir !), mais cela ne m’empêche nullement de penser à vous, lecteurs encore actifs. Ou aux membres de ma tribu.

Pour finir, se souvenir que Firetask supporte x-callback-url et donc les notes expédiées directement depuis Drafts.

Se souvenir également qu’une simple tâche peut être convertie en projet et donc comporter ensuite ses propres tâches. Bref, une très chouette application qui évite de se transformer en usine à gaz grâce à une réflexion sans relâches sur son interface.

Le seul point qui peut être source de confusion est l’emploi des icônes qui peuvent être utilisées tant pour des projets que pour les tâches. À vous de trancher ou de mélanger allègrement les deux…

Dernier point, la synchro fonctionne bien entre iPad, iPhone et Macintosh… Juste se souvenir que vous pouvez spécifier (sur la version Macintosh) qui est prioritaire. Dans mon cas, c’est l’iPad, CQFD.

Next step ?!