Comptabilité, archivage et PDF
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Ainsi toutes nos acquisitions via le net, des iApps acquises sur iTunes en passant par les softs réglés via Kagi, PayPal, les boutiques en ligne. Pas question de payer en oubliant un récépissé, une quittance pour sa comptabilité numérique. Et pas question de sécher non plus sur un paiement PayPal sans se souvenir de quoi il s'agit.
Ensuite il faut se discipliner. Orange n'envoie quasiment plus de factures, à l'usager d'aller cycliquement sur son compte les récupérer avant qu'elles disparaissent définitivement au bout de 12 mois. Tous les services en ligne ne conservent malheureusement pas un historique au long cours comme iStockPhoto.com ou PayPal. Myfonts.com propose même de recharger les fontes achetées naguère en cas d'incident.
Bref, faire sa compta ne se résume plus à croiser factures papier et relevé de banque. Il faut impérativement définir de nouvelles stratégies d'archivage comme une méthodologie rigoureuse de nommage de ses pièces comptables.
Dans l'exercice de mon job, je scanne tout ce qui m'arrive à défaut de les recevoir déjà au format .pdf. Cela concerne les factures à régler mais aussi les relevés bancaires papier qui doublent les informations de ma banque en ligne, les attestations, notifications, récapitulatifs ou avis des organismes sociaux, etc.
J'ai lâché l'excellent SilverFast qui pilotait mon antique Epson 3200 au profit de la version 2.0 de Yep!
Énorme avantage, cette application me permet de numériser des séries de pages qu'elle relie sous un seul fichier et, surtout, je nomme le .pdf réalisé à mon idée, ajoute les tags indispensables pour le retrouver et range l'ensemble à l'endroit que je souhaite.
Cela me permet à tout le moins de constituer un stockage homogène de ma comptabilité numérique avec mes propres factures archivées individuellement dans un dossier attenant. Et, de temps à autre, hop !, une copie via FTP sur un serveur distant.
Reste à lier ces noms de fichier aux entrées. Pour ce faire, je me suis fabriqué il y a longtemps une petite base de données sous FileMaker Pro et, gros intérêt de ce type de programme, je modifie rubrique et masques de saisie en fonction de mes idées et nouveaux besoins. Depuis deux ans, j'ai ajouté une rubrique spécifique pour conserver le fichier PDF correspondant au mouvement bancaire. Et désormais, quand je fais un virement, c'est ce même nom de fichier qui me sert de libellé.
En définitive, cette numérisation présente pas mal d'avantages. Celui d'envoyer une pièce à ma comptable par courriel si besoin est ; une plus simple association d'une preuve d'achat ou une facture à un mouvement bancaire ; un contrôle à l'écran plus souple et rapide.
Mais, en contrepartie, des .pdf parfois volumineux car mal optimisés et à retraiter sous Acrobat, une attention particulière aux sauvegardes et l'obligation de ne pas oublier les preuves d'achat dès que l'on passe commande sur le net. Bref, une organisation quotidienne pour ne rien oublier…
Note(s) de lecteur(s)…
L'ami Jean-Frédéric a un avis opposé qu'il expose ici avec humour…
Ahh, la mode de la facture PDF ou pire html, qu'il faut gérer soit même.
Au nom de l'environnement, on nous propose quoi?
- De remplacer le papier recyclable par de l'informatique quasiment pas recyclable.
- D'alimenter, à nos frais, des fermes de stockage bouffant des tonnes d'électricité.
- De faire quand même du papier (car on ne peut y échapper) sur des imprimantes perso largement moins performantes que les imprimantes professionnelles et à des coûts prohibitifs.
Puis de lire en tout petits caractères que le document électronique récupéré ne vaut pas facture (exemple autoroute escota) et qu'il ne peut donc pas être utilisé par les professionnels...
pendant ce temps, l'entreprise émettrice fait des éconnomies qu'elle ne ristourne pas et ... continue à nous inonder de pub papier.
Et en plus, faudrait acheter acrobat pro?
Je reste fidèle à mon papier (et à ma factrice !!)
C'était ma minute de rétrograde :-))
Vincent ajoute…
Concernant l'optimisation des PDF, et pour ceux qui ne possèdent pas Acrobat, je rappelle qu'Aperçu, en faisant enregistrer sous et via le filtre Quartz adéquat, l'effectue très bien.
